Ми могли бути тисячними, хто написав би про корисний софт з назвою ТОП 10 програм, що допоможуть зробити вашу роботу кращою.
Проте, ми вважаємо, що люди важливіші за будь-які процеси та, тим більше, за інструменти. Саме тому вирішили поділитися дещо більшим, ніж просто софт – командою та фішками, які ми використовуємо. Чим користуємося у щоденній роботі для досягнення кращого результату. Інструменти для нас – просто полегшення та допомога у вирішенні задач.
Не хвилюйтеся! З півсотнею цікавих спеціалістів особисто ми вас не будемо знайомити. Але, пройдемося по категоріях.
Отже, нумо знайомитись:
- New business manager – людина яка відшукає потреби клієнта та його бізнесу в самих глибинах.
- Media Specialist – на пів людина, на пів числобог, який знає скільки коштує CPM.
- Programmatic Specialist та Traffic Manager – люди, які досягають показників медіаплану та не по чутках знають, що таке оптимізація рекламної кампанії.
- Data analyst – це така людина, яка за допомогою даних може визначити вектори розвитку для вашого бізнесу.
- Analyst – це така сама людина як і Data analyst, тільки універсальніша.
- Strategist – це людина, яка відшукає всі можливі засоби, інструменти, що допоможуть досягти ваших цілей.
- Account manager – людина, яка робить роботу клієнта легшою. Враховує потреби всіх сторін та дивиться на крок вперед.
Повною мірою, частково, а дехто й ніколи з цих людей не виходить з “гри” над проєктом чи рекламною кампанією. Ми впевнені, що команда являється найпотужнішим інструментом для досягнення цілей, адже жодна програма не досягає вершини без участі команди та вмілого керування нею.
Наші спеціалісти щоденно задають ритм та відкривають двері до нових можливостей, удосконалюючи свою роботу.
Наша команда регулярно моніторить та тестує нові інструменти, які не тільки полегшують роботу, а й мотивують до нових нестандартних та дієвих рішень. Нижче ділимося з вами програмами, їх можливостями та тим, як ми їх використовуємо для вирішення простих і складних задач бізнесу.
Під кожну задачу ми визначили певний набір інструментів, які допомагають у її успішному вирішенні.
Комунікація
Комунікація – це першочергова найважливіша складова нашої роботи.
Від того, як та де, ми будемо комунікувати з колегою чи клієнтом залежить, як отримана та надана інформація буде використана далі.
Для внутрішньої комунікації з колегами і командами ми обрали Slack.
Це зручний органайзер, завдяки якому можна інтегруватись з великою кількістю програм та покращень для роботи:
- Gmail – дозволяє переслати лист в групи або особисті повідомлення.
- Trello – можна отримувати повідомлення з дошки по карточках Trello у Slack, а з останнього давати відповідь не виходячи з нього.
- Google Calendar – надсилає щодня список зустрічей, інформує команду про початок мітингу, автоматично змінює статус і показує, що ви на зустрічі.
- Worksection – дозволяє створювати задачі та отримувати повідомлення по аналогії з Trello.
Це тільки частина функціоналу Slack. Кожен спеціаліст прокачує інструмент під себе, виходячи з потреб та враховуючи зручність користування.
Slack для нас став частиною корпоративної культури. Перед тим, як підійти до колеги в офісі, ми пишемо в Slack, чи можемо це зробити, щоб не відволікати від багатомільйонних запусків та рутинних задач.
Також ми можемо бачити статуси колег: на зустрічі вони, відсутні на робочому місці, на обіді, працюють віддалено і так далі. Slack дозволяє з легкістю формувати групи обговорень щодо проєктів, обмінюватися файлами та інформацією про результати рекламної кампанії або радіти особистим перемогам в нашому розвитку.
З ним ми можемо писати, телефонувати та організовувати свою роботу де б ми не були.
Якщо Slack для внутрішньої комунікації, то Gmail – для зовнішньої. Пошта – це офіційне та ділове спілкування з клієнтами та партнерами. Gmail в нашій команді використовується більше New business manager та Account manager
У користуванні та призначенні Gmail ми не відкриємо для вас нічого нового, проте розповімо як можна інтегрувати інші фішки у пошті та зробити комунікацію ефективнішою.
Наша культура направлена на те, що ми використовуємо в роботі максимально обмежену кількість джерел звідки може надходити інформація. Це важливо аби ефективно використовувати свій час, вміло керувати великими потоками інформації.
Ми визначили для себе три основні інструменти комунікації:
- Gmail;
- Slack;
- Телефон.
Якщо з першими двома все коротко та зрозуміло, то телефон приховує в собі не тільки дзвінки. Це там також голосові повідомлення. Ми цілком свідомо йдемо на те, щоб вести діалог з клієнтом в месенджерах та маємо на те певні причини:
По-перше, щоб всі необхідні для проєкту спеціалісти мали доступ до інформації та могли вчасно реагувати на зміни в проєкті.
По друге, існують деякі доволі складні технічні терміни, які потрібно пояснювати додатково. Тому, Account Manager, за попередньою згодою переводить спілкування в один із месенджерів, щоб налагодити технічну сторону разом зі спеціалістом клієнта. В основному це Telegram.
Підсумок комунікаційного блоку може бути такий, що підтримувати комунікацію варто там, де вам буде зручно. Пам’ятайте одне, що інформація не повинна пройти повз отримувача і повинна обов’язково бути взята до уваги, а месенджери вимагають швидкої відповіді якої фізично бути не може.
Контроль
В даному блоці ми розглянемо інструменти, якими ми контролюємо свою роботу.
Цей інструмент, ймовірно, ніколи не використовував Digital Planer або Digital Buying. Тому, дана категорія спеціалістів може пропустити цей розділ і перейти до іншого інструменту. Якщо ви залишились читати, то вам відомо для чого використовуються CRM.
Наша команда використовує AmoCRM. Місце, де без перебільшення знаходиться робоче життя, плани та досягнення New Business Manager. Саме тут фіксується перший дотик клієнта та зберігається його історія роботи з нашою агенцією.
AmoCRM допомагає нам:
- контролювати процеси;
- бачити етапи воронки продажів;
- будувати плани;
- ставити задачі;
- фіксувати телефонні дзвінки;
- відстежувати завантаження спеціалістів.
Account Manager в CRM приймає в роботу нових клієнтів та проєкти, які він далі буде вести на всьому етапі життя проєкту. Також Account Manager використовує AmoCRM для встановлення нагадувань вже стандартизованого процесу:
- запуск;
- перевірка кампанії після запуску;
- звіт;
- відправлення документів;
- завершення кампанії;
- нагадування про домовленості з клієнтом.
Email Meter рахує кількість листів, які ви отримуєте протягом місяця.
Також інструмент показує:
- Середній час відповіді на листи.
- Кількість отриманих листів у розрізі день/година.
- Кількість надісланих листів у розрізі день/година.
- Кількість у розрізі днів місяця отримано/надіслано.
- Хто та скільки листів вам надіслали за місяць.
Email Meter може показати в який час дня ви отримуєте найбільшу кількість листів і тим самим можете оптимально планувати робочий час.
Також, якщо ви отримуєте багато листів від одного адресату, варто йому зателефонувати й тим самим зменшити час на листування. Можливо, це буде ефективніше листа.
Простий і всім зрозумілий календар, який являється неодмінною частиною нашого робочого і не тільки життя. Ми використовуємо його для фіксації зустрічей та резерву переговорок.
В додачу ми віддаємо перевагу відеозв’язку з клієнтами саме по Hangouts. Тому, у нас доволі хороший CTR по “Приєднатися до Hangouts Meet”. А ще в календарі відмічаємо день народження працівників, хто у відпустці, ділимося цікавими лекціями та інше.
Ще одна корисна функція Gmail – зробити лист завданням, на правій боковій панелі.
Відкриваєте лист, натискаєте відповідну позначку “додати до завдань” і вуаля. Тепер лист у списку задач, яку ви можете переназвати, оскільки підтягується тема листа, поставити час коли треба її виконати та зробити підзавдання. При натисканні на посилання лист також відкривається і не потрібно його шукати серед багатьох інших. Така можливість дозволяє помітки у вигляді зірочок змістити на задній план.
Командна робота
Командна робота повинна бути ефективною, структурованою, простою і зрозумілою. Це дозволяє працювати разом попри обставини та форс-мажори. Командна робота – це частина бізнес-процесів, а інструменти які ми розглянемо являються важливою складовою їх дотримання.
Даний інструмент являється ключовою початковою точкою для запуску рекламної кампанії, внесенням змін до кампанії, контролем над перебігом і впродовж її періоду.
Всі ключові та важливі моменти по кампанії ми фіксуємо в задачах або коментарях. Якщо інформація була обговорена будь-де, то ми її переносимо до задачі по проєкту в worksection. Таким чином, будь-хто зі спеціалістів може підхопити задачу та виконати її без критичних втрат по часу та помилок для кампанії.
Worksection – це інструмент, який допомагає нам ставити та виконувати задачі, контролювати їхній хід виконання, інформувати колег щодо важливих деталей по кампанії, відстежувати завантаження колег та вибудовувати пріоритети.
Таск менеджер, який дає нам змогу:
- Ставити задачі.
- Приєднувати файли до задачі. Хоча, для економії простору, ми використовуємо посилання на файл Google Drive, де знаходиться необхідний файл.
- Коментувати та вести спілкування щодо задачі.
- Відстежувати час витрачений на задачу.
- Залучати інших колег до задачі.
- Слідкувати за завантаженістю.
Інколи у наших клієнтів є цілі до яких варто йти не просто разом, як це завжди і відбувається, але ще мати одне місце, де ми разом можемо тримати курс до заданої цілі.
Якщо сказати словами Вікіпедії, то цей інструмент допомагає у керуванні проєктами. У Trello використовується парадигма керування проєктами, як канбан. Проєкт у нас являється однією дошкою, а в дошці списки, в кожному списку знаходяться картки, які являються задачами проєкту. В самій картці ми детально описуємо задачу, додаємо необхідні вкладення, чек-лист, коментарі, ставимо дату та час завершення, мітки, вказуємо відповідальних і багато іншого.
Тому, коли ціль клієнта не передбачає яскраво вираженого розуміння, як до неї йти і сам проєкт має велику кількість нестандартних задач, які виходять за рамки нашого процесу, ми намагаємося все обговорити разом з клієнтом за допомогою Trello.
Сама дошка дає розуміння того, що відбувається, прозорість дій та організовує командну роботу, а це пришвидшує роботу над проєктом в цілому.
Історія
Уявіть собі листок зошита в клітинку і пригадайте, що колись сидячи у школі ви закреслювали клітинку за клітинкою. Тепер уявіть, що цей листок показує історію чогось, наприклад вашої роботи над проєктом, і чим більше заповнених клітинок, тим більше інформації зберігається для майбутнього. Саме для майбутнього, адже історія містить необхідну нам інформацію, що було добре і варто продовжувати, а що погано і це варто покращити.
Всі ми говоримо про Data і як з нею працювати, щоб покращити результати кампанії. А що ми робимо для того, щоб краще працювати з клієнтом, з брендом?
Зазвичай менеджер володіє всією інформацією та тримає команду в курсі справи по всім проєктам. Ми намагаємось не бути егоїстами та ділимось всією інформацією, яка є по проєкту або клієнту з колегами в Google Docs. Вони можуть зайти в той момент коли їм це необхідно не чекаючи відповіді менеджера і знайти те, що їх цікавить. Час менеджера при цьому не витрачається, а його увага зосереджена на більш стратегічних задачах.
Ми не обмежуємо себе одним документом Google Docs. У нас це ціла культура і неймовірна структура для затятого перфекціоніста, де кожна папка в Google Drive – це ID клієнта і його назва, а в самій папці лежать ще папки, які розбиті на проєкти та запуски по місяцях. В них також зберігаються креативи, звіти, медіаплани, файл з utm мітками, лічильники Cmeter, чи Gemius, презентації та інше. Тобто є все необхідне аби спеціаліст не був одним носієм інформації.
Комунікація в команді та з клієнтом є пріоритетом в нашій роботі. А інструменти, які ми використовуємо допомагають краще розуміти один одного та успішно досягати поставлені цілі. Отже, пишіть або дзвоніть нам, ми доступні по всіх каналах та з радістю допоможемо у вирішенні будь-яких digital задач.
